Los 10 mandamientos del Excel

Ante todo: no hay manera incorrecta de realizar tareas en Excel. Lo que existen (sí, en plural), son las maneras más eficientes y productivas de utilizar la herramienta. A lo largo de mi carrera inverti largas jornadas de trabajo en determinadas actividades trabajando con Excel. Jornadas que podrían ser optimizadas si tuviera el conocimiento de las herramientas adecuadas y, sobre todo, de cómo usarlas. Hoy en día, con unos pocos clics, realizo tareas que antes llevaría semanas.

De esta forma, con el fin de contribuir a la orientación más efectiva de la herramienta, enumero a los 10 mandamientos del Excel:

1. No mezclarás

¿Quién no? Eh!? Que tire la primera piedra… Sí, una de las prácticas más comunes entre muchos usuarios de Excel, la mezcla es también una de las más limitantes. La estructura de Excel se basa en el cruce entre filas y columnas, definiendo, en consecuencia, las células. A partir del momento en que el usuario combina células a través mezcla, este repertorio es dañado, no posibilitando la interpretación correcta del contenido y la aplicación de una serie de herramientas (filtros, fórmulas, selecciones, referencias, etc…). En una analogía, es similar a un juego de “Batalla Naval”. ¿Si hubiera la posibilidad de combinar los campos de la mesa, como serían identificados los buques a ser sacrificados?

¡Por lo tanto, queda PROHIBIDO MEZCLAR CELDAS EN LA BASE DE DATOS!Busque utilizar el recurso puntualmente, como en la elaboración de paneles de control (dashboards), donde las informaciones son mostradas y no consultadas.

2. No colocarás más de una información en una misma celda

Aun utilizando la analogía de la “Batalla Naval”, se podría identificar y acertar el buque deseado si hubiera varios buques dentro del mismo campo? En Excel es la misma cosa. Poner más de una información en una misma celda limita una serie de recursos, como filtros y fórmulas de las operaciones condicionales (SUMAR.SI , PROMEDIO.SI , etc…).

Por lo tanto, recuerde, el lema es: una célula, una información.

3. Chequearás la organización y la consistencia de la base de datos, sobre todas las cosas

¿De qué sirve una casa bonita si la base está podrida? En el Excel es igual. El fundamento de una hoja de cálculo Excel es la base de datos. De nada sirve preocuparse por los sofisticados análisis y gráficos interesantes, si la base esta desorganizada. Además de reparación y limitación en el uso de herramientas, también hay pérdida de confiabilidad. Esto porque, además de las cuestiones tratadas en los mandamientos anteriores, acuerdos con el fin de estandarizar los caracteres especiales, como los espacios y acentos, deben ser realizadas.

Estos tratamientos se hacen necesarios por el hecho de que el Excel diferencia caracteres especiales, no agrupa los datos en un mismo plan, que es la premisa para funciones condicionales y de búsqueda/referencia, como, por ejemplo: BUSCARV, INDICE, COINCIDIR , SI,  SUMAR.SI.CONJUNTO, PROMEDIO.SI, BUSCARV, entre otros. Para hacer una prueba es simple: i) en cualquier celda ponga su nombre; ii) en la celda de abajo ponga su nombre nuevamente, sin embargo, añadiendo un espacio después del término (error muy común cuando hay digitación); iii) en una tercera celda, construye una fórmula poniendo que las células anteriores son iguales (=CELDA1=CELDA2) y pulse ENTER. Como se verá, el resultado será FALSO.

Pues ahora, imagina un análisis de presupuesto con base en  SUMAR.SI.CONJUNTO, por ejemplo, sin ningún tipo de tratamiento con relación a esto. El análisis ocurrirá normalmente. ¿Pero es de confianza? No, teniendo en cuenta que los campos con el espacio o acento serán despreciados. Así siendo, su toma de decisión no es de confianza.

Por lo tanto, antes de analizar, asegúrese de que su base de datos está estandarizada.

4. No seleccionarás campos enteros para análisis puntuales

Al aplicar las funciones y herramientas es común que los usuarios seleccionen, a partir de los encabezados, líneas o columnas enteras para definir los argumentos. Un vicio perezoso que implica, principalmente, en el aumento del tamaño del archivo y, por consiguiente, en la lentitud de los análisis. Esto porque, una comprobación que se realiza en un determinado conjunto de células se aplica a las 1.048.576 filas y 16.384 columnas, dependiendo del sentido del análisis. O sea, es como si hubiera que buscar una dirección concreta de una ciudad ya determinada, pero seleccionase todo el país para ejecutar la búsqueda. Va a encontrarlo, pero requerirá más esfuerzo y llevará más tiempo.

Por lo tanto, selecciona sólo lo que se va a utilizar.

5. Explorarás los recursos de referencia

Al utilizar diferentes recursos en Excel, sean funciones, herramientas o estructuración de gráficos, el usuario tiene básicamente dos opciones al indicar argumentos: escribir directamente en la herramienta o hacer referencia a una celda/intervalo de datos. Pues bien, siempre que sea posible, opte por la segunda opción. Al hacer referencia a una celda, un vínculo que se crea, de modo que en caso de que se produzcan modificaciones de las relaciones de interdependencia serán respetadas. Hecho este que no se produce cuando un argumento se escribe. O sea, en caso de eventuales ajustes, la identificación y la corrección son manuales, de costoso consumo de tiempo y sujetas a error.

Sobre las referencias, para una gestión eficaz de Excel, es fundamental que el usuario domine las derivaciones de referencia absoluta disponibles, dadas por las combinaciones de fijación, representadas por el uso de signo de dinero, como referencia el dólar ($), en las células. Además, la definición de los nombres de células y/o intervalos de celdas por el uso del “Administrador de Nombres” es un recurso poderoso y que puede ser utilizado en paralelo, proporcionando la optimización de diversas herramientas.

Por lo tanto, siempre hacer referencia a una celda – dominando las opciones disponibles – y nunca escribir el argumento/texto/valor.

6. Chequearás la compatibilidad de los recursos

Mejoras y actualizaciones son procesos naturales en el desarrollo de cualquier programa, y en el Excel no es diferente. La utilización de las nuevas herramientas y/o de sus formas evolucionadas, sin embargo, debe ser realizada con precaución, en función de la compatibilidad de funciones. Si se utiliza una función disponible sólo en la versión de 2016, por ejemplo MAX.SI.CONJUNTO o MINÍMO.SI. CONJUNTO, y enviar el documento a un usuario que tiene versiones anteriores, este no podrá manipular la hoja de cálculo de forma adecuada. O sea, ¡no funcionará!

Otro ejemplo es la función CONCAT (disponible a partir de la versión 2016) que reemplazó a CONCATENAR. En la práctica, ellos hacen la misma cosa, uniendo la información de varias celdas en una. Sin embargo, de nuevo, si usted estructurar una hoja de cálculo haciendo uso de la CONCAT y compartir con un usuario que utiliza versiones anteriores… ¡ERROR!

“Bueno, Botão, pero ¿cómo hago para saber si la función es nueva o no?” De forma práctica y sencilla no hay ☹. La comprobación de la versión es burocrática, debiendo ser consultada por el portal de soporte del Office. El Excel puede saber acerca de la versión, sin embargo, llamando la atención para las funciones antiguas, a partir de una ilustración de la tarjeta de atención acerca de la fórmula (ver fórmula DESVPROM, otro ejemplo sustituido). O sea, él avisa de quién era, pero no quién ha llegado! A mi modo de ver, un punto de mejora en el programa.

Por lo tanto, tenga conocimiento de la versión que el usuario de destino está utilizando o estructure su hoja de cálculo a partir de fórmulas “antiguas”.

7. Utilizarás los recursos de forma integrada

El uso de muchos recursos en Excel sólo tiene sentido si se utiliza de manera integrada. Tal vez, el mejor ejemplo de esto sea la función CORRESP, que busca un elemento especificado en un intervalo de celdas, retornando a la posición relativa de este elemento en el intervalo. Si se utiliza en singular, no sirve para prácticamente nada. ¿Al fin y al cabo, de que sirve saber por saber la posición del elemento en el conjunto de datos?

Sin embargo, cuando se combina con otras funciones, COINCIDIR se convierte en el engranaje de la solución. Un ejemplo clásico es la construcción de la famosa formula de BUSCARV, donde la mayor parte de los usuarios introduce manualmente el “num_índice_columna”, capando, por lo tanto, la automatización de la solución. En este caso, la utilización del CORRESP es muy aplicable, haciendo que la lógica sea más flexible y con menor probabilidad de error. Y este es sólo uno de los innumerables ejemplos a ser citados.

Recuerde, el real potencial del Excel no está en el uso individualizado de las herramientas, sino en la combinación de los elementos. El usuario debe buscar sinergias y aprovechar al máximo las soluciones. Con esto, se dará cuenta que no existe la manera incorrecta, sino la más productiva.

Por lo tanto, como “una golondrina no hace verano”, una fórmula o una herramienta no hace una buena hoja de cálculo. Busca la integración de las soluciones.

8. No utilizarás la macro en vano

Las implementaciones de Visual Basic for Applications (VBA) o las populares “macros”, son herramientas fantásticas que permiten explorar la automatización y personalización de diversas tareas en Excel. Su dominio es un sueño de consumo entre los usuarios del programa. Muchos llegan a pensar, incluso, que sólo quien sabe trabajar con macro realmente sabe meterse en el Excel. Una inmensa leyenda.

El Excel dispone de una gama muy amplia de funciones nativas, distribuidas entre herramientas y fórmulas específicas, siendo posible realizar MUCHAS COSAS. Buena parte de las líneas de programación que vemos en la práctica están disponibles en la cinta de opciones o en la biblioteca de funciones. Conocer el propósito de estas herramientas y saber cómo utilizarlas de forma integrada, como se ve en el mandamiento anterior, este debe ser el objetivo del usuario.

Por lo tanto, antes de querer aprender sobre programación en VBA o programar, busca aprovechar los recursos existentes.

9. Leerás

¡Sí, LEER! Y cuando hablo sobre lectura – a pesar de ser fundamental en la búsqueda del conocimiento – no me refiero a los libros o artículos como este. Me refiero a las instrucciones explicativas ligadas a las funciones del programa. La utilización de una simple función, por ejemplo, está llena de información en los comentarios, desde el momento de la inserción de la fórmula en la celda hasta que la indicación de los argumentos. Es cierto que algunas de las explicaciones son “torcidas” o demasiado simplistas, pero un posicionamiento básico del ratón sobre la herramienta en cuestión permite, además del esclarecimiento de una serie de dudas, que muchos errores sean evitados.

Por lo tanto, lea y ponga atención a lo que el Excel te quiere decir.

10. No clamarás por ayuda en vano

La primera reacción cuando no podemos realizar determinada tarea es pedirle ayuda a alguien más experimentado. Siempre habrá alguien más experimentado, sin embargo, evite buscarlo de inmediato. Durante el proceso de aprendizaje y absorción del contenido, es fundamental “estresar” todas las posibilidades de forma individual. Es evidente que usted debe buscar las soluciones a partir de materiales de apoyo, como tutoriales, libros, etc… Pero haga esta búsqueda solo, esto estimula el razonamiento y forma parte del desarrollo. Usted se va convirtiendo en autodidacta. La cuestión es, además de buscar, saber cómo buscar.

Y por supuesto, esto requiere tiempo. Pero, como puse en la introducción del artículo, el término “inversión” y no “pérdida” de tiempo. Como diría Einstein en dos frases que me gustan mucho: “La mente que se abre a una nueva idea jamás volverá a su tamaño original” y “la locura es seguir haciendo siempre lo mismo y esperar resultados diferentes”.

¡Por lo tanto, salga de la zona de confort y se va para arriba!

João Rosa (Botão)

João Rosa (Botão)

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